En cualquier
organización de la que usted forme parte o en cualquier trabajo que usted haga,
tarde o temprano encontrará personas
difíciles.
Las personas más
problemáticas con las que hay que tratar con frecuencia no son personas “de
afuera” sino que se encuentran dentro de su propia organización.
De todos modos, la
mejor forma de tratar con personas difíciles es acercarse a ellas profesionalmente y no en una esfera
personal.
Ser profesional quiere decir mantener la atención sobre
los asuntos que se discuten y lejos de sí mismo.
El trato con personas difíciles
“Este trabajo sería maravilloso si no fuera
por las personas difiíciles”. Si alguna vez se ha hecho eco de las palabras
anteriores no es el único. El trato con los demás es la mayor causa de
frustración para la mayoría de las personas. Las complicaciones “con los demás”
surgen en muchas formas diferentes. Por ejemplo:
“Me siento frustrado de que se me culpe por cosas sobre
las que no tengo control. Los clientes me hablan como si yo fuera el causante
del problema, cuando les hago ver que no tengo nada que ver con ello, no lo
entienden así. Sólo se enfurecen, pero yo no puedo hacer nada”
“Aquí nadie coopera. Por eso es que no podemos cumplir
con la fecha fijada. Son las personas dentro de nuestra organización las que
causan problemas y después yo me las tengo que arreglar con el cliente. Cuando
les pido soluciones, no contestan sus teléfonos o tengo que llamarlos cinco
veces para obtener una respuesta y, por lo general, es errónea. Si alguna vez
la gente dentro de la organización se pusiera de acuerdo, yo no tendría
problemas en hacer mi trabajo”.
¿Le suena
familiares estas frases?
Si lleva trabajando
algunos meses, es probable que pueda dar ejemplos parecidos. Cada día, personas
como usted tienen que luchar con estas frustraciones (u otras parecidas). Los
ejemplos descriptos anteriormente son difíciles y con frecuencia, injustos. Sin
embargo, son muy comunes.
Cada uno de
nosotros enfrenta frustraciones y exigencias cada vez que interactuamos
regularmente con esas criaturas que siempre son tan complicadas, y a las que
llamamos “la gente”. Pero culpar a su trabajo actual da poco
resultado. La realidad es clara. No importa en qué organización o trabajo esté
usted hoy, normalmente tropezará con personas difíciles. Mejor será que
desarrolle sus propias herramientas para tratar con ellas.
Veremos estas
herramientas a continuación.
- El secreto: hágalo en forma profesional y no personal
El secreto para
solucionar la mayoría de los problemas con la gente es sencillo, pero no fácil.
Es como si se le dijera a alguien “ama a tu prójimo”, que es más fácil de decir
que de hacer. Pero cuando usted aprende a separar sus sentimientos personales
de los profesionales, las recompensas son grandes.
¿Recuerda alguna
situación en la que tomó las cosas en forma personal y no profesionalmente?
Quizás perdió sus estribos y dijo cosas que luego tuvo que lamentar. Quizás se
sintió herido y maltratado y perdió su concentración, sus energías y esto le
ocasionó estrés. Tal vez se puso a la defensiva que también conduce a los mismos resultados negativos.
Ejercicio: Un caso personal
1) Piense en una
situación en las que usted tomó las cosas personalmente y luego descríbala en
el espacio provisto más abajo.
2)¿Cuáles fueron las
causas específicas?
3)¿Qué personas se
involucraron?
4)¿Qué se dijo?
5)¿Cuáles fueron las
circunstancias?
6)¿Qué duración tuvo
la interacción?
Ejercicio
Revise la situación
descripta en el ejercicio anterior. Luego determine el costo posible por
haber tomado la situación en forma personal. Verifique cualquiera de los
siguientes resultados aplicables.
“Por tomar las
cosas personalmente sentí”:
Que era culpable.
Que mi
concentración se interrumpía.
Que dañaba una
relación.
Que aminoraba el
trabajo en grupo.
Que aumentaba mi
estrés negativo.
Que no lograba mis
propósitos comerciales.
Cuando se toman las cosas personalmente puede
herirse usted mismo y puede herir a los demás. Enfrentar una situación en forma
profesional da buenos resultados para todos.
Para ayudarlo a
evitar situaciones personales costosas, aprenda a escucharse as í mismo.
Practicándolo, aprenderá a reconocer cuándo está tomando las cosas desde un
punto de vista personal. El siguiente
ejercicio podrá ayudarlo.
Ejercicio: Preste atención a estas señales
Esté al tanto de
las siguientes frases. Éstas son como luces que le advierten que está
comenzando a tomar las cosas desde un punto de vista personal.
1.
“¿Cómo se puede trabajar así
cuando los demás son unos inoperantes?”
2.
“¡Usted no conoce la gente con la
que tengo que trabajar!”
3.
“¡No es tan fácil hacerlo!”
4.
“¿Sabe lo que él/ella dijo?”
5.
“Yo nunca podré...”
6.
“Tal vez no sirvo para esto...”
7.
“Ellos ni siquiera...”
8.
“Yo no tengo que...”
9.
“Ellos nunca...”
10.
“Ellos siempre...”
11.
“¡Nadie aprecia lo que hago!”
12.
“¡No me pagan lo suficiente para
tomar las cosas profesionalmente!”
13.
“¡No tengo tiempo para andar
pensando si es personal o profesional!”
Si alguna vez se
oye diciendo alguna de estas frases la respuesta está clara. Usted puede
disminuir las tensiones aprendiendo a ver las cosas profesionalmente.
Enfoque cuál es el problema
Cuando surge un problema siempre está
determinado por diferentes variables que pueden ser originadas por negocios o
por cuestiones personales. Por ejemplo, un cliente reclama por un error o un
retardo en un servicio. Allí, el problema es sólo de negocios, pero si a eso se
suma que el cliente intentó varias veces el reclamo o tuvo inconvenientes
personales (familiares, afectivos, etc.) cuando llegue a usted llegará
sobrecargado.
Por otro lado, dentro de la organización
también se mezclan problemas inherentes al trabajo con problemas personales.
Recuerde que una empresa está conformada por personas y, como hemos visto en la
primera parte de este curso, operan diferentes aspectos de la conducta (las 6
partes de la conducta).
Para que usted logre una conducta profesional
debe enfocar el problema, pero sin dejar de lado el lado humano de la
relación.
Por ejemplo, suponga que el cliente ha estado
tratando de que lo atienda rápido cuando usted está atendiendo otra persona que
llegó antes que él. El cliente le dice:
¡Me pidieron que esperara cinco minutos! Creo que esto es
dar muy mal servicio, si usted es tan lento nunca va a terminar de atenderme.
Usted podría decir:
Estoy de acuerdo, cinco minutos es mucho tiempo.
¿Qué se logró con esta respuesta? Atender el
lado humano dándole a entender al cliente que a usted le preocupa. Por otro
lado, usted evitó el tema del servicio (el retraso, poco personal para atender
mucha gente) y el tema personal (la crítica hacia usted), sin embargo, estuvo
de acuerdo conque es mucho tiempo para el cliente. Enseguida debe llevarlos al
plano de negocio (enfocar) y ofrecerle opciones o alternativas, por ejemplo:
“Luego de atender a esta persona me ocuparé de usted,
pero si lo prefiere, mi compañero/a lo seguirá atendiendo ahora mismo y así
evitará más demoras.
Otra técnica para mantener el enfoque sobre el tema
Cuando se enfrente con una persona difícil
dése a sí mismo otra perspectiva. Mantenga el enfoque lejos de usted y sobre el
tema que se esté tratando.
Por ejemplo:
En
lugar de decirse a sí mismo Diga
“Me está acusando de haberme “¿Qué podemos hacer
para resolver
equivocado”.
esta situación?”
“¡Ella no puede hablarme “¿Podría
decirme qué es necesario
de
esa forma!”
hacer?”
“¡Usted tampoco es perfecto!” “Esta no
es la clase de servicio que
“¡También se equivoca!” queremos
dar. ¿Podría decirme
cómo corregir esta situación?”
Aprenda a preguntar a su cliente ¡Y a usted
mismo! Sobre la creencia que opera bajo el problema. Por ejemplo:
Usted piensa que el cliente “lo está acusando
a usted”. Para poner en claro cuál es el problema (EN REALIDAD ES EL SERVICIO Y
NO USTED) hágale preguntas que comiencen con:
¿Qué cosa específicamente necesita para...?
¿Cómo podríamos...?
“Centrémonos en el error y no en quién tiene
la culpa. De esta forma podríamos solucionarlo más rápidamente”
Errores
Cuando un cliente
siente que se ha cometido un error, con frecuencia está conectado con el
servicio básico o con el producto. Sin
embargo, usted es el que se tiene que enfrentar con los sentimientos fuertes
del cliente.
Siempre deseamos
dar la impresión que nuestro equipo de trabajo y el de la organización para la
que trabajamos son perfectos y que no cometemos errores. Querer aparecer “perfectos” viene de nuestra parte Controladora. Defendernos de errores y
disculparnos por ellos viene de nuestra parte Adaptable.
Pero hay que buscar un equilibrio entre nuestra
parte Controladora y nuestra parte Adaptable. Debido a que es humanamente imposible ser
perfecto, aceptar sus propias imperfecciones, las de su equipo de trabajo y las
de la organización, es realista. Además
es reconfortante para los clientes. Si
usted se esconde detrás de la máscara de la perfección (parte Controladora) los clientes pueden
sentirse frustrados. Ellos saben que se
pueden cometer errores (y quizás ya se han cometido) y se preguntan qué otras
“torpezas” estarán escondiendo.
Decir ocasionalmente que lo siente es
valioso y le indica al cliente que usted está consciente de la falta.
Sin embargo, utilizar las palabras “lo
siento” con demasiada frecuencia durante la conversación pone de manifiesto
nuestra parte Adaptable y no es una
forma productiva para interactuar con los clientes.
Lo importante es
que reconozca el error, que lo corrija y que siga adelante. Replantear el error es una oportunidad para reinvindicarse con el cliente y crear
una relación positiva con el cliente.
Siempre
que se cometa un error usted debe inmediatamente centrarse en una solución o en
alternativas para ofrecer al cliente.
Nunca debe
quedarse en la disculpa o trasladar la responsabilidad
a otro/s compañero/s o a la organización.
Cuando tiene al
cliente adelante (en forma personal o telefónicamente) reclamando por un error,
usted debe tomar la responsabilidad de “hacerse cargo”.
Un paso adicional o “Dar
más de sí”
Además, algunos
equipos de trabajo u organizaciones deciden “dar más de si” (alguna señal visible de disculpa) cuando se comete
algún error. Puede ser enviando al cliente una carta de disculpa o una llamada
personal, para que se convierta en una experiencia
memorable y positiva para el cliente. Las organizaciones que “dan más de sí” se dan cuenta que los
errores pueden convertirse en oportunidades para demostrar ese interés. Cuando
se hayan reivindicado adecuadamente, los clientes se sentirán contentos con
usted, con su equipo de trabajo y con su organización.
Si se da cuenta que
necesita hacer mucho más para reivindicarse, quizás haya que examinar la parte básica del
servicio/producto. Usted puede ayudar a la situación personalmente con sus
respuestas a nivel humano, pero en
estos casos en que hay errores que se repiten una y otra vez, el asunto de la
calidad del producto/servicio básico debe ser atendido.
Lic. Maria Luz Brambilla